Tietosuojaseloste – asiakas- ja potilasrekisteri
Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten Fysio Mikko Jylhä käsittelee asiakkaidensa henkilötietoja ja potilastietoja. Henkilötietoja käsitellään EU yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679, GDPR), tietosuojalain (1050/2018), sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain (703/2023) sekä muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.
1. Rekisterinpitäjä
Fysio Mikko Jylhä
Y-tunnus: 2985767-3
Hyväntuulentie 51
28200 Pori
Sähköposti: fysiomic@gmail.com
2. Rekisteristä vastaava henkilö
Mikko Jylhä
Fysioterapeutti (AMK)
Yhteydenotot henkilötietojen ja potilastietojen käsittelyä koskevissa asioissa:
Sähköposti: fysiomic@gmail.com
3. Rekisterin nimi
Fysio Mikko Jylhän asiakas- ja potilasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään fysioterapiapalvelujen järjestämiseen ja toteuttamiseen sekä asiakassuhteen hoitamiseen.
Tietoja voidaan käsitellä erityisesti seuraaviin tarkoituksiin:
- ajanvarauksen ja asiakkuuden hallinta
- asiakkaan tunnistaminen ja yhteydenpito
- fysioterapian tarpeen arviointi, suunnittelu, toteutus ja seuranta
- potilasasiakirjojen laatiminen ja ylläpitäminen
- laskutus ja maksujen seuranta
- lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen
- toiminnan laadun ja potilasturvallisuuden varmistaminen.
Terveydenhuollon potilastietojen käsittely perustuu terveydenhuollon palvelujen tuottamiseen sekä rekisterinpitäjää ja terveydenhuollon ammattihenkilöä koskeviin lakisääteisiin velvoitteisiin.
Potilastiedot sisältävät terveydentilaa koskevia tietoja, jotka kuuluvat EU yleisessä tietosuoja-asetuksessa tarkoitettuihin erityisiin henkilötietoryhmiin. Niitä käsitellään terveydenhuollon palvelujen ja hoidon toteuttamiseksi sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.
5. Rekisteriin tallennettavat tiedot
Rekisterissä voidaan käsitellä palvelun toteuttamisen kannalta tarpeellisia tietoja, kuten:
- nimi
- syntymäaika ja tarvittaessa henkilötunnus
- yhteystiedot, kuten puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- ajanvarausta koskevat tiedot
- fysioterapian kannalta olennaiset esitiedot
- terveydentilaa, toimintakykyä, oireita, sairauksia, vammoja ja aikaisempaa hoitoa koskevat tarpeelliset tiedot
- tutkimisessa ja toimintakyvyn arvioinnissa tehdyt havainnot ja mittaustulokset
- fysioterapian tavoitteet, suunnitelma, toteutus ja seuranta
- asiakkaalle annetut ohjeet
- muut fysioterapian ja potilasturvallisuuden kannalta tarpeelliset potilasasiakirjamerkinnät
- laskutukseen ja maksamiseen liittyvät tarpeelliset tiedot.
Rekisteriin kirjataan vain asiakkuuden ja fysioterapiapalvelun toteuttamisen kannalta tarpeellisia henkilötietoja.
6. Tietojen lähteet
Tiedot saadaan ensisijaisesti asiakkaalta itseltään tai alaikäisen asiakkaan huoltajalta.
Tietoja voidaan saada myös asiakkaan suostumuksella tai lainsäädännön sallimalla muulla perusteella toiselta terveydenhuollon ammattihenkilöltä, terveydenhuollon toimintayksiköltä tai muulta asiakkaan hoitoon osallistuvalta taholta.
Lisäksi tietoja syntyy fysioterapiakäyntien yhteydessä fysioterapeutin tekemien tutkimusten, havaintojen, mittausten ja kirjausten perusteella.
7. Ajanvaraus
Fysio Mikko Jylhä käyttää sähköiseen ajanvaraukseen Vello-ajanvarausjärjestelmää.
Ajanvarauksen yhteydessä käsitellään vain ajanvarauksen ja asiakkuuden hallinnan kannalta tarpeellisia henkilötietoja.
Varsinaisia fysioterapian potilasasiakirjamerkintöjä ei ylläpidetä Vellossa, vaan Fysio Mikko Jylhän potilasasiakirjat laaditaan paperisina.
8. Potilasasiakirjojen käsittely ja suojaaminen
Fysioterapiaa koskevat potilasasiakirjat laaditaan paperisina.
Paperiset potilasasiakirjat säilytetään Fysio Mikko Jylhän vastaanottotilassa lukitussa kaapissa. Pääsy potilasasiakirjoihin on ainoastaan rekisterinpitäjällä ja palvelusta vastaavalla fysioterapeutilla Mikko Jylhällä.
Potilasasiakirjat on järjestetty asiakkaan nimellä.
Potilas- ja asiakastietoja käsitellään luottamuksellisesti. Tietoja ei jätetä asiakkaiden tai muiden sivullisten nähtäville eikä niitä käsitellä siten, että sivulliset voisivat saada tietoonsa salassa pidettäviä tietoja.
9. Henkilötietojen luovuttaminen
Potilas- ja asiakastiedot ovat salassa pidettäviä.
Tietoja ei luovuteta sivullisille ilman asiakkaan suostumusta, ellei tietojen luovuttamiseen ole lakiin perustuvaa oikeutta tai velvollisuutta.
Asiakkaan suostumuksella tietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa esimerkiksi asiakkaan hoitoon tai kuntoutukseen osallistuvalle toiselle terveydenhuollon ammattihenkilölle.
Tietojen luovuttamisessa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa terveydenhuollon potilastietoja ja tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä.
10. Tietojen siirtäminen EU tai ETA-alueen ulkopuolelle
Fysio Mikko Jylhä ei lähtökohtaisesti itse siirrä potilasasiakirjoja EU tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Käytettävien ulkopuolisten palveluntarjoajien, kuten ajanvarauspalvelun, henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan kyseisen palvelun tietosuoja- ja käsittelyehtoja sekä EU yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.
11. Henkilötietojen säilytysajat
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin niiden käsittelyyn on perusteltu käyttötarkoitus tai lakisääteinen velvollisuus.
Potilasasiakirjojen säilytysajat määräytyvät sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain ja muun kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön perusteella.
Laskutukseen ja kirjanpitoon liittyviä tietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan.
Kun henkilötietojen säilyttämiselle ei enää ole lakisääteistä tai muuta asianmukaista perustetta, tiedot hävitetään tietoturvallisesti.
12. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:
- saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
- saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin
- pyytää virheellisen tai puutteellisen henkilötiedon oikaisemista
- pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tilanteissa, joissa siihen on lainsäädännön mukainen peruste
- vastustaa henkilötietojen käsittelyä silloin, kun oikeus siihen soveltuu
- pyytää henkilötietojen poistamista silloin, kun tietojen säilyttämiselle ei ole lakisääteistä tai muuta käsittelyperustetta.
Oikeus tietojen poistamiseen ei koske sellaisia potilasasiakirjoja tai muita tietoja, joiden säilyttämiseen rekisterinpitäjällä on lakisääteinen velvollisuus.
Potilasasiakirjoissa olevan virheellisen tiedon korjaamista voidaan pyytää rekisterinpitäjältä. Potilasasiakirjamerkintöjen korjaamisessa noudatetaan terveydenhuollon potilasasiakirjoja koskevaa lainsäädäntöä.
Oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt osoitetaan rekisterinpitäjälle:
Fysio Mikko Jylhä
Sähköposti: fysiomic@gmail.com
Pyynnön esittäjän henkilöllisyys voidaan tarvittaessa varmistaa ennen tietojen luovuttamista tai muuta pyynnön toteuttamista.
13. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojasäännösten vastaisesti, hänellä on oikeus tehdä asiasta valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle.
Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.
14. Tietoturvaloukkaukset
Mahdollinen henkilötietojen tietoturvaloukkaus arvioidaan viipymättä.
Jos tietoturvaloukkauksesta voi aiheutua EU yleisessä tietosuoja-asetuksessa tarkoitettu riski luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille, rekisterinpitäjä tekee tarvittavan ilmoituksen valvontaviranomaiselle. Rekisteröidylle ilmoitetaan tietoturvaloukkauksesta silloin, kun lainsäädäntö sitä edellyttää.
15. Tietosuojaselosteen päivittäminen
Fysio Mikko Jylhä voi päivittää tätä tietosuojaselostetta toiminnan, käytettävien järjestelmien tai lainsäädännön muuttuessa.
Verkkosivusto ja evästeet
Fysio MIC verkkosivusto voi käyttää evästeitä ja vastaavia teknologioita sivuston teknisen toiminnan varmistamiseen, käyttökokemuksen kehittämiseen sekä sivuston käytön analysointiin.
Eväste on käyttäjän päätelaitteelle tallennettava pieni tiedosto tai muu tunniste, jonka avulla verkkosivusto voi esimerkiksi muistaa käyttäjän tekemiä valintoja tai saada tietoa sivuston käytöstä.
Välttämättömät evästeet
Sivuston toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä voidaan käyttää ilman erillistä suostumusta silloin, kun ne ovat tarpeen käyttäjän pyytämän palvelun toteuttamiseksi tai sivuston teknisen toiminnan mahdollistamiseksi.
Analytiikka- ja muut ei-välttämättömät evästeet
Mikäli sivustolla käytetään analytiikkaan, käyttäjien seurantaan, personointiin tai markkinointiin liittyviä ei-välttämättömiä evästeitä tai vastaavia teknologioita, niitä käytetään käyttäjän suostumuksen perusteella.
Käyttäjälle annetaan mahdollisuus hyväksyä tai hylätä ei-välttämättömät evästeet sekä muuttaa aikaisemmin antamaansa suostumusta.
Ei-välttämättömiä evästeitä ei aseteta käyttäjän päätelaitteelle ennen niiden käyttöön tarvittavan suostumuksen antamista.
Evästeiden avulla kerättävät tiedot
Evästeiden ja vastaavien teknologioiden avulla voidaan käytettävästä palvelusta riippuen käsitellä esimerkiksi:
- tietoja verkkosivustolla vierailusta ja käytetyistä sivuista
- vierailun ajankohtaa ja kestoa
- käytettyä selainta ja laitetyyppiä
- teknisiä tunnisteita ja IP-osoitteeseen liittyviä tietoja
- tietoja siitä, miten käyttäjä käyttää verkkosivustoa.
Kerättävien tietojen tarkka sisältö riippuu verkkosivustolla käytössä olevista evästeistä ja palveluista.
Evästeiden hallinta
Käyttäjä voi hallita ei-välttämättömien evästeiden käyttöä verkkosivuston evästeasetusten kautta. Käyttäjä voi peruuttaa antamansa suostumuksen tai muuttaa evästevalintojaan myöhemmin.
Välttämättömien evästeiden estäminen selaimen asetuksista voi vaikuttaa verkkosivuston tekniseen toimintaan.
Ajantasaiset tiedot verkkosivustolla käytettävistä evästeistä, niiden käyttötarkoituksista, palveluntarjoajista ja säilytysajoista annetaan verkkosivuston evästeasetuksissa tai evästebannerin yhteydessä.